資料作り。必要以上にこだわっていませんか？

こんにちは！

サラリーマン心理カウンセラーです。

議事録をまとめたり、資料を作成する時に何を考えて作っていますか？

私も部下に依頼をする事がありますが、その時にお願いすることは、

その資料の目的と結果 :

・ なんのために必要なのかそしてその資料から何を言いたいのか(結論は明確か)

ということです。当たり前といえば当たり前の話なのですが、これが案外難しい。

でもこれを外さなければ、

多少中身が不足しても問題ないと思っています。

資料を作成する際には、

色々なところから関連の資料を取り寄せて、

補足、補強します。

そしてブラッシュアップしていくのですが、

この段階になって皆さん忘れている事があるんですよね。

期限です！

期限がないのであればいつまでかかっても構わないのですが、期限があるのが普通です。

ある程度できれば、上司や先輩に事前に確認して方向が間違っていないか確認も必要でしょう。場合によっては修正が必要な場合もあります。

そんなことも考えて、出来は60パーセントでいいから期限前に提出しなさいと言っています。

資料はシンプルでいいんです。

あまりにも時間をかけすぎて、(会議では見てもくれない)資料を作成しても無駄です。

必要ならばメモでOKです。

 ネット環境があればPCで生のデータを見せることもできるのです。

それこそITを利用することを考えてほしいものです。

こんな事が頻繁に発生して、長時間労働につながっているとすれば、

会議の時間短縮と一緒に資料作成の簡素化を考えるべきだと思うのですがいかがですか？