会議は踊ってますか？

こんにちは。

サラリーマン心理カウンセラーです。

働き方改革と言われて、

残業を減らすとか年休推進するとか各企業においては色々な取り組みが行われているようですが、

まだまだその効果を実感するまでには至っていないようです。

その理由はいろいろあるのでしょうが、今回は会議に焦点してお話ししたいと思います。

2つあります。

1つは、会議の有様です。

会議の多さと時間のかけすぎです。

あまりにも会議が多すぎで、本当に必要なのかという会議も含めて見直しが必要であると思います。

ポイント

     ・本当に必要な人が参加していますか？

決済の必要な会議であれば決済者が参加していますか？

      ・その会議は本当に必要ですか？

情報共有であれば、メールでもできますよね。

管理者の1日の日程を見るとほとんど会議で職場にいないこともあるようです。

本当に必要なのであれば仕方ありませんが、

会議案内のToの宛先に管理職を必ず

入れているってことはないでしょうか。

管理職のような高給取り？が一日中生産性もない会議に出席してもらっていては

会社としても大きな損失であることを理解すべきです。

かといって最終的に判断できない者だけの会議は意味がありません。

情報交換だけならメールで済ませましょう。

会議が必要なら30分以内というように短時間にしましょう。

更に通常の会議の時間であれば、

1時間以内で済ませるべきです。

2つ目には会議の資料です。

会議の資料が多すぎませんか。言い方を変えれば会議資料に時間をかけすぎていませんか？

いつか日の目を見るかもしれない資料を一生懸命期日に間に合うように

何人も、残業してまで作成している場合もあります。

国会の答弁のために官僚が資料を作成し国会で閣僚が棒読みするということが問題になっていたり、

その官僚の残業実態が明らかになるなど問題になっています。

現状を知らない閣僚(管理職や上司)が問題なのです。

そこまで資料を作らないと回答できないことが問題なのです。

それと同じことが起こっていないでしょうか。

質問を想定してそのために資料を作っていたら、キリがありません。

ある会社で毎週品質会議を行なっているということを聞いて資料を見せてもらったのですが、実に100ページありました。

100ページの説明も大変ですが、毎週その資料を作るだけでも

どれだけ時間がかかっているのかと思えば気の遠くなる思いです。

また残念なことにこの資料をどう活用しているのかと聞いたところ

「きちんとファイリングしています」と答えたのにも、逆に納得しました。

結局資料の枚数が多くても、会議の目的と資料から導き出せる結論が見えなければダメだということです。

ポイント

  ・会議資料は最低限の枚数にする。

細かな資料は事前もしくは事後にメールなどで対応

  ・会議のために資料を作らない

例えば定期的に必要な資料であれば、普段から記録しておき、会議の際には集計だけすればいいようにするとか、

それこそ今日日のことですから、

PCに入力しておき、会議ではそれを見せた方が、会議の時間短縮にもなるかもしれません。

国会においてもタブレットで答弁した例もあります。

いまどきですから、方法はなんでもありそうですね。

まずは最低限の資料で会議を短時間で行うことをやってみてはいかがですか？